Bienvenue sur le site internet de doc.car, mis à votre disposition par ACADEMIX Consult AG. La protection de votre vie privée et le traitement rigoureux de vos données personnelles lors de votre visite sont au cœur de nos priorités.

La présente déclaration, ainsi que la foire aux questions (FAQ) qui l'accompagne, vous expliquent en détail comment nous collectons, analysons, utilisons et protégeons vos informations de manière transparente.

Collecte et traitement des données personnelles

Nous traitons des données personnelles notamment dans les catégories suivantes :

• Données de nos clients : informations relatives aux personnes pour lesquelles nous fournissons ou avons fourni des prestations.
• Données reçues indirectement : informations personnelles transmises par nos mandants dans le cadre de l’exécution de nos mandats.
• Navigation en ligne : données collectées lors de la visite de notre site internet.
• Événements d'information : données enregistrées lors de votre participation à l’une de nos manifestations ou séances d'information.
• Échanges directs : informations partagées lors de nos communications, correspondances ou visites.
• Relations contractuelles : données traitées dans le cadre de nos rapports avec des tiers (par exemple nos partenaires, fournisseurs, prestataires ou conseillers)
• Obligations légales : données dont le traitement est requis par des dispositions légales ou réglementaires applicables en Suisse.
• Obligations de diligence et intérêts légitimes : données traitées pour la sauvegarde de nos intérêts légitimes ou le respect de nos devoirs de diligence (notamment la prévention des conflits d’intérêts, la lutte contre le blanchiment d’argent, la vérification de la solvabilité, la sécurité des systèmes ou la défense de nos droits).
• Des informations plus détaillées figurent au point 3.

1. Catégories de données personnelles

Les données traitées dépendent de votre relation avec nous et de la finalité du traitement. Nous traitons notamment les éléments suivants :

• Informations de contact : nom, prénom, adresse postale, numéro de téléphone, adresse e-mail.
• Informations personnelles et professionnelles : date de naissance, nationalité, état civil, profession, titre ou domaine de spécialisation.
• Données d’évaluation des risques : informations relatives à la solvabilité ou données issues du registre du commerce.
• Informations financières : coordonnées bancaires et détails de facturation.
• Documents et justificatifs complémentaires : diplômes, certificats professionnels, extraits de registres officiels, polices d’assurance existantes, etc.
• Données d’entreprise : informations commerciales et documents liés aux dossiers du personnel de nos clients institutionnels.
• Données de navigation et d'utilisation : adresse IP, type de navigateur, métadonnées et données d’utilisation de notre site internet.
• Données de sécurité : journaux système, données de connexion et d'accès réseau.
• Dossiers de procédure : correspondances et pièces liées à des procédures juridiques ou administratives.

Nous pouvons également obtenir des données provenant de sources publiques ou de tiers (autorités, registres officiels, partenaires commerciaux, etc.).

2. Finalités du traitement et bases légales

2.1 Fourniture de prestations

Nous traitons vos données personnelles dans le cadre de nos relations contractuelles, notamment pour les finalités suivantes :

• Exécution de nos contrats : réalisation de nos prestations de conseil, de courtage et d’accompagnement.
• Respect d’obligations légales : conformité aux exigences réglementaires et législatives suisses.
• Protection d’intérêts légitimes : garantie de la sécurité des systèmes, contrôle qualité, gestion des risques et défense de nos droits.
• Consentement de l’utilisateur : démarches spécifiques acceptées expressément (par exemple pour l’envoi de nos offres marketing).

2.2 Données indirectes

Dans le cadre de l’exécution de nos mandats, nous pouvons être amenés à traiter des données personnelles de tiers (employeurs, proches, collaborateurs ou membres de la famille de nos clients) lorsque cela est techniquement nécessaire à la bonne réalisation des prestations.

2.3 Utilisation du site internet

L’accès à notre site internet ne requiert en soi aucune fourniture obligatoire de données personnelles de votre part. Toutefois, certaines informations techniques sont collectées automatiquement par nos systèmes pour :

• Garantir le fonctionnement du site : assurer la stabilité, la performance et la sécurité de l'interface en ligne.
• Améliorer l’expérience utilisateur : optimiser la navigation et l'affichage selon votre type d'écran ou de navigateur.
• Analyser l’utilisation : évaluer l'audience du site et mesurer l'intérêt pour nos différents produits.

2.4 Communication et visites

Nous traitons vos données personnelles lors de nos différents échanges et interactions, notamment par le biais de :

• Prises de contact directes : conversations téléphoniques, courriels, courriers postaux et messages écrits.
• Réunions et entretiens : rendez-vous physiques ou visioconférences (notamment via des outils sécurisés tels que Microsoft Teams).

2.5 Fournisseurs et partenaires

Nous traitons les données de nos partenaires commerciaux et de leurs employés dans le cadre de nos relations contractuelles, notamment pour :

• La gestion des contrats : exécution des engagements réciproques, passation de commandes et suivi de projet.

La comptabilité et facturation : règlement des prestations fournies et suivi administratif courant.

3. Analyse et outils du site internet

Pour optimiser le fonctionnement de notre site internet, nous utilisons notamment les outils suivants :

• ⁠Plausible Analytics : un outil d’analyse d’audience respectueux de la vie privée, fonctionnant entièrement sans cookies et hébergé au sein de l’Union européenne.
• Calculateur de primes AutoMate : l’outil interactif intégré permettant de simuler et d'obtenir votre offre d'assurance personnalisée.
• Google Maps : le service de cartographie permettant de localiser nos différents centres de conseil.

L'utilisation de certains de ces outils (notamment Google Maps) peut impliquer un transfert et un traitement de données techniques vers l’étranger (par exemple vers des serveurs situés aux États-Unis).

4. Transmission des données

Nous transmettons vos données personnelles uniquement dans les cas restrictifs suivants :

• Nécessité contractuelle : lorsque la transmission est indispensable à l’exécution de nos engagements et à la fourniture de nos prestations (par exemple, pour l'établissement de vos polices d'assurance).
• Prestataires de services : à nos sous-traitants agissant strictement pour notre compte et selon nos instructions (notamment pour la maintenance technique de nos systèmes).
• Obligations légales : lorsque nous y sommes tenus en vertu de dispositions législatives, réglementaires ou sur ordre d'une autorité judiciaire.
• Consentement explicite : lorsque vous nous avez donné votre accord exprès pour un transfert spécifique à un tiers.

Selon la nature des prestations demandées, les catégories de destinataires peuvent inclure nos prestataires informatiques (hébergement, support), les compagnies d’assurances partenaires (telles que la TSM ou AutoMate), les établissements bancaires pour les flux de paiement, ainsi que les autorités officielles ou organismes de régulation suisses.

5. Durée de conservation

Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou aussi longtemps que requis par les critères suivants :

• Exécution des engagements contractuels : pendant toute la durée de la relation commerciale et de la validité de vos polices d'assurance.
• Respect des obligations légales : pour nous conformer aux délais de conservation et de documentation obligatoires prévus par le droit suisse (par exemple, l'obligation de conservation de 10 ans pour les pièces comptables et les dossiers d'assurance).
• Défense de nos droits : pendant la durée des délais de prescription légaux applicables en cas de litige, afin de pouvoir faire valoir ou défendre des prétentions juridiques.

Dès que vos données personnelles ne sont plus requises pour les motifs susmentionnés, elles sont systématiquement et de manière sécurisée supprimées de nos systèmes ou anonymisées afin de rendre toute identification impossible

6. Sécurité des données

La protection de vos informations est garantie par la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles (MTO) appropriées et constamment actualisées. Ces dispositifs visent à prémunir vos données contre tout accès non autorisé, perte, destruction, modification ou utilisation abusive.

Nos protocoles de sécurité incluent notamment :

• La restriction des accès : des contrôles stricts limitant l’accès à vos données aux seuls collaborateurs habilités pour l’exécution de leurs tâches.
• Le chiffrement des données : l'utilisation de technologies de cryptage avancées pour sécuriser la transmission (protocoles SSL/TLS) et le stockage des données.
• La résilience des systèmes : des sauvegardes régulières et des pare-feu performants pour assurer la confidentialité et l’intégrité de notre infrastructure informatique.

7. Vos droits

Conformément à la législation suisse sur la protection des données, vous disposez des droits suivants concernant vos informations personnelles :

• Droit d’accès : obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et recevoir une copie de ces informations.
• Droit de rectification : exiger la correction immédiate de toute donnée inexacte, incomplète ou obsolète.
• Droit à l’effacement (droit à l’oubli) : demander la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation.
• Droit à la limitation du traitement : restreindre l’utilisation de vos données dans les cas prévus par la loi.
• Droit à la portabilité des données : recevoir vos données personnelles dans un format structuré et couramment utilisé, ou demander leur transfert à un autre prestataire.
• Droit d’opposition et retrait du consentement : vous opposer à tout moment à un traitement (notamment à des fins publicitaires) ou révoquer une autorisation préalablement accordée.
• Droit de recours : déposer une réclamation ou signaler une pratique auprès de l’autorité de surveillance compétente, à savoir le ⁠Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

Pour exercer l'un de vos droits, vous pouvez contacter à tout moment l'équipe d'⁠ACADEMIX Consult AG

8. Modifications

Nous nous réservons le droit de modifier cette déclaration à tout moment.

9. Contact

Pour toute question relative à la protection des données :

Responsable de la protection des données

ACADEMIX Consult AG
Berg 26
CH-9043 Trogen AR
contact@academix.ch

Cette déclaration n’est pas contractuelle et peut être modifiée à tout moment.
Version en vigueur : celle publiée sur le site.
Dernière mise à jour : 31 août 2023